Changer de logiciel dentaire est une décision importante qui peut sembler intimidante. Pourtant, avec une bonne préparation, la migration se déroule en douceur et les bénéfices sont rapides : gain de temps, meilleure ergonomie, fonctionnalités modernes...
Ce guide vous accompagne étape par étape pour réussir votre migration, de la préparation à la bascule, sans perdre votre précieux historique patient.
Les raisons courantes de changer de logiciel
- Logiciel vieillissant : interface obsolète, lenteurs, bugs récurrents
- Manque de fonctionnalités : pas de prise de RDV en ligne, pas d'IA, cloud limité
- Support insatisfaisant : réponses lentes, mises à jour rares
- Coût élevé : abonnement ou maintenance disproportionnés
- Évolution du cabinet : passage en multi-site, ajout de praticiens
- Fin de maintenance : éditeur qui arrête le support du logiciel
Quelles Données Peuvent Être Migrées ?
La bonne nouvelle : la grande majorité de vos données peuvent être transférées vers un nouveau logiciel. Voici ce qui est généralement récupérable :
Fiches patients
Identité, coordonnées, médecin traitant
Historique des actes
Soins réalisés, dates, cotations
Radiographies
Images DICOM, panoramiques, rétro-alvéolaires
Comptabilité
Factures, règlements, encours
Plans de traitement
Devis, plans validés, états d'avancement
Agenda à venir
RDV futurs programmés
Notes cliniques
Selon le format (texte vs champs structurés)
Documents joints
PDF, courriers (selon organisation)
Ce qui peut poser problème
- Schémas dentaires dessinés à main levée
- Notes dans des champs non standards
- Historique des télétransmissions (à conserver dans l'ancien logiciel)
- Modèles de documents personnalisés
Les 5 Étapes d'une Migration Réussie
Préparation et audit
Faites le point sur vos données : nombre de patients actifs, volume d'images, données à nettoyer. Contactez votre ancien éditeur pour connaître les formats d'export disponibles. Profitez-en pour purger les doublons et patients inactifs.
Export des données
Exportez vos données depuis l'ancien logiciel. Formats courants : XML, CSV pour les données structurées, DICOM pour les radios. Votre nouvel éditeur vous guidera sur les exports nécessaires. Conservez une sauvegarde complète.
Import et vérification
Le nouvel éditeur importe vos données. Vous vérifiez ensemble un échantillon de dossiers : fiches patients correctes, historique présent, radios associées. Les ajustements sont faits si nécessaire.
Formation de l'équipe
Formez toute l'équipe au nouveau logiciel : praticiens, assistantes, secrétariat. Prévoyez des sessions pratiques avec des cas réels. Identifiez un « référent » dans l'équipe qui sera l'interlocuteur principal.
Bascule et go-live
Le jour J, passez sur le nouveau logiciel. Idéalement un vendredi soir ou samedi pour avoir le week-end de rodage. Gardez l'ancien logiciel accessible en consultation pendant 1-2 mois pour les vérifications.
Le meilleur moment pour migrer
Évitez les périodes de forte activité (septembre, janvier). Privilégiez une période calme : vacances scolaires, pont de mai... Vous aurez plus de temps pour vous familiariser avec le nouveau logiciel.
Les Pièges à Éviter
1. Sous-estimer le temps de préparation
La migration n'est pas qu'une question technique. Prévoyez du temps pour :
- Nettoyer vos données (patients en doublon, fiches incomplètes)
- Former correctement toute l'équipe
- Tester le nouveau logiciel avant la bascule
2. Vouloir tout migrer
Certaines données très anciennes (patients non vus depuis 10 ans) peuvent être archivées plutôt que migrées. Cela simplifie la migration et allège le nouveau logiciel.
3. Négliger la formation
Un nouveau logiciel mal maîtrisé = perte de temps et frustration. Investissez dans une formation complète. Les premières semaines de rodage sont cruciales.
4. Résilier trop tôt l'ancien logiciel
Gardez un accès en lecture à votre ancien logiciel pendant 2-3 mois minimum. Vous pourrez y consulter l'historique en cas de doute et vérifier que rien n'a été oublié.
Attention à la télétransmission
Conservez l'historique de télétransmission de l'ancien logiciel (retours CPAM, ARL, RSP) pendant 33 mois minimum. Ces données ne sont généralement pas migrées mais doivent rester accessibles en cas de contrôle.
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Nous disposons d'outils d'import pour les formats des logiciels les plus répandus :
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- Axisanté : import via export XML standard
- Autres logiciels : étude au cas par cas, nous nous adaptons
Ce qui est inclus dans notre accompagnement migration
Questions Fréquentes
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Demander un audit migration gratuitMathieu Rouppert
Fondateur de Matisse
Après 15 ans dans l'édition de logiciels de santé, Mathieu a fondé Matisse pour offrir aux dentistes un outil moderne et intuitif. Il supervise personnellement les migrations complexes.